Klíč k úspěšné žádosti o dotaci
Teď vám trochu odhalíme část našeho know-how, ale možná je dobré vědět, co všechno proces přípravy žádosti o dotaci obnáší, protože stále častěji se setkáváme s tím, že si firmy chtějí poradit sami a žádost o dotaci dát dohromady s pomocí AI. Ono se toto řešení nabízí, ale má svá úskalí. A úspěch v takovém případě není zaručen. Proč? To Vám ráda vysvětlím.
AI dnes umí pomoct se strukturou textu, formulacemi i s tím, aby žádost dobře působila. To je užitečné a nemá smysl to zpochybňovat. Nedokáže ale posoudit a v textu zohlednit rizika, která se projeví až v realizační fázi. Stejně tak AI nezná nepsaná pravidla konkrétního poskytovatele dotace – co v praxi prochází bez problémů a co naopak dlouhodobě naráží na komplikace při schvalování změn nebo při dokládání v realitě. Tahle zkušenost se dá získat jen tím, že člověk desítky projektů skutečně provedl od podání žádosti o dotaci až po závěrečné vyúčtování, a vidí tak celý cyklus, ne jen jeho začátek.
Není to totiž jen o tom napsat excelentní žádost, kterou vyberou k podpoře. Je to také závazek. Připravit žádost o dotaci, jejíž součástí je studie proveditelnosti, není jen o tom na papíře vymyslet ten nejlepší a nejkvalitnější projektový záměr. Je to také o samotném nastavení budoucího projektu, který se musí firmě realizovat hladce a bez komplikací a plnit především ty primárně businessové cíle. Získat kladné Rozhodnutí o poskytnutí dotace je teprve 50 % veškerého úsilí. Neméně důležité je také projekt zrealizovat v souladu s původním záměrem, podmínkami programu, stanovenými termíny a závaznou metodikou. A to není jen tak. A je potřeba na toto myslet už při přípravě, jinak se mohou dotační finance stát velmi drahými. A zde je právě klíčová zkušenost z té realizační fáze. Je nutné přesně rozhodnout, k čemu se chcete v žádosti zavázat, co dokážete slíbit a jak toho dokážete docílit. A to není jen tak. Je to hledání kompromisu mezi mírou detailu (čím detailnější informace, tím větší šance na pozitivní hodnocení) a flexibilitou, kterou si pro realizaci chcete ponechat. Nechápejte mě špatně, změny v realizační fázi možné jsou, ale již podléhají administrativnímu procesu schválení, a ne každá změna je poskytovatelem dotace vítaná.
Napsat žádost vyžaduje čas a hodně diskusí s klientem
V žádosti o dotaci se (a to je v podstatě společné pro všechny dotační programy v oblasti výzkumu, vývoje, inovací a výroby) žadatel vyjadřuje ke třem oblastem:
ŽADATEL
Kdo se o dotaci uchází? Má firma zkušenosti? Dostatečné kompetence? Technologické zázemí? Kvalitní realizační tým? Kdo je partnerem? Jak jsou kompetence mezi partnery rozděleny? Na tyto otázky je dobré v žádosti o dotaci kvalitně odpovědět. Cílem je samozřejmě ukázat, že žadatel je schopen projekt zrealizovat v té kvalitě, v jaké ho prezentuje. Řekla bych, že tato část je v podstatě nejsnazší, na druhou stranu není žádoucí úplně přehánět, protože pak znevěrohodníte i zbytek projektové žádosti, a to nechceme.
Odborná část projektu
Druhou, neméně důležitou oblastí je projekt samotný a jeho obsahová náplň. V této části musíte ukázat, že zaměření projektu velmi dobře rozumíte. Cílem je podrobně popsat, co vyvíjíte/inovujete a jak toho dosáhnete. Popis aktivit je zároveň obhajoba rozpočtu. Musíte hodnotitele přesvědčit, že máte konkrétní a jasnou představu o tom, co je nutné udělat, aby bylo cílů projektu dosaženo. Tedy popsat metodiku, projektové řízení, finanční zdroje, harmonogram a další. A především cílový stav. Protože výstup projektu se pak stává vaším závazkem a na konci projektu budete muset prokázat, že ho bylo dosaženo. Je to ta odborná část projektu, v rámci které musíte ukázat, že dané problematice rozumíte. Na druhou stranu je potřebu to vaši odbornou řeč přeložit do srozumitelného jazyka pro úředníka, který projekt čte také.
TRH
Třetí oblastí je trh, na kterém se firma pohybuje nebo na který hodlá vstoupit. Pokud vyvíjíte nový produkt, existuje pro něj zákazník? Bude mít o něj zákazník zájem? Máte prostředky a možnosti produkt k zákazníkovi dostat? Kdo je vaše konkurence? Znáte dobře relevantní trh? Zde může hrát roli i to, co jste schopni k žádosti doložit. Nestačí jen analýza trhu, takové potvrzení zájmu od konkrétního zákazníka může ve výsledku o podpoře projektu i rozhodnout.
Tyto 3 oblasti jsou v různých programech akcentovány různou měrou. Studie proveditelnosti může mít pak ještě kapitoly specifické pro konkrétní programy, jako například u aktuálně otevřených STEP výzev, ale principy zůstávají stejné. No a pomůže Vám tedy AI napsat kvalitní žádost? Za mě je potřeba k tomuto přistupovat opatrně. Za prvé – dejte si pozor, jaké informace s AI sdílíte. Rozhodně ne ty výzkumné a ty, které podléhají obchodnímu tajemství. AI může být dobrým pomocníkem pro brainstorming, hledání zdrojů, analýzu veřejně dostupných materiálů, ale to, jak chcete projekt nastavit, si musíte určit sami. A to tak, abyste mysleli i na tu dotační stránku věci. A v tom může být zásadní přidaná hodnota partnera v podobě dotační agentury.
U schválného projektu je pak zásadní správně nastavit procesy a projektové řízení tak, aby se již v průběhu realizace shromažďovaly potřebné dokumenty a podklady, plnily se termíny a dílčí milníky. Při správném nastavení a kontrolních mechanismech pak může jít vše hladce.
Má slova potvrzuje i množství klientů, kteří se na nás obracejí ve fázi, kdy jim byla žádost o podporu schválena, ale nevědí si rady s dalšími kroky, nebo v průběhu realizace řeší komplikace, které mohou vyústit až v to, že žádná dotace vyplacena nebude. Žádost si napsali sami s pomocí AI, ale při realizaci naráží na problémy. A to je pak velká škoda. Jak pro firmy, tak pro samotného poskytovatele, který vynaloží prostředky na vyhodnocení projektu, který pak nedopadne.
Ale abych se nezaměřovala jen na žadatele, i na straně poskytovatele jsou problémy, ke kterým je potřeba přistupovat jak při přípravě, tak v rámci realizace. Může to být nekonzistence požadavků v závislosti na tom, kdo je váš projektový manažer, změny metodiky, někdy i požadavky nad rámec stanovených podmínek. A s tím je potřeba se umět také vypořádat. A hlavně dopředu s tím počítat a mentálně se na to připravit. A bohužel už jsme se setkali i s tím, kdy v rámci hodnocení na straně poskytovatele byla zcela evidentně použita AI, a to je pak z principu úplně špatně. Doufejme však, že to jsou výjimky, které jsou ojedinělé. Protože pak už by to byl úplně bláznivý svět, AI píše projekty, které další AI sama vyhodnotí. Tam doufám nespějeme
